档案是机关 团体 企业事业单位以及个人，在各项社会实践活动当中直接形成的，具有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录，理解档案的定义，重点抓住三个核心属性，第一是直接形成，档案不是事后专门编写创作出来的材料，是开展业务活动过程当中自然产生的原始记录，第二是具备保存价值，不是所有产生过的材料都变成档案，只有经过筛选，对后续查考 凭证 研究有价值的材料才会归档保存，第三是属于历史记录，档案记录的是已经发生完成的活动，保留原始信息，具备原始凭证的特点，日常大家接触比较多的有人事档案 学籍档案 文书档案 项目档案，不同类型档案，载体和用途不一样，但是核心定义逻辑保持统一。档案概念的形成，是因为各类社会活动需要留存原始凭据，业务办理结束之后，如果没有留存原始记录，后续核查 追溯 复盘就缺少依据，档案管理工作就是把这些原始记录进行收集 整理 鉴定 保管 利用，让档案可以长期发挥凭证和参考作用，很多人容易把档案和普通文件混淆，普通文件是正在办理流转当中的材料，当这份文件办理完毕，经过鉴定确认有保存价值，完成归档之后，才正式转化成为档案，文件是档案的前身，档案是文件归档之后的形态，这个转化过程是理解档案定义很关键的一点。

档案定义核心要素对照表

表格

档案的主要分类

• 文书档案，单位日常行政会议 通知 请示批复等行政业务形成的材料
• 人事档案，记录个人履历 学历 考核 奖惩 任免等个人相关材料
• 学籍档案，学生在校期间学籍登记 成绩 毕业相关材料
• 科技项目档案，工程 科研项目从立项到验收全过程技术资料
• 声像档案，照片 视频 录音等视听类记录材料
• 电子档案，以数字形式存储的电子文件，同样属于档案范畴

深度理解档案定义的关键点

档案具备原始性，也就是第一手记录特征，这是档案区别于二手资料 编研材料最重要的特点，档案保留原始笔迹 签章 时间信息，所以可以作为凭证使用，同时档案还有价值性，价值分为凭证价值和参考价值，凭证价值就是证明事实发生，参考价值就是为后续工作 研究提供历史参考，另外档案还有动态管理属性，档案不是归档之后就永久不动，后续还会开展鉴定，对已经失去保存价值的档案按照规定进行处置，同时还要提供查阅利用，实现档案的使用价值，还有一点，档案是历史的，它记录的是形成当时的真实状态，不会因为后续情况变化就随意修改原始内容，这也是档案原始记录性的体现。

理解档案定义之后，就可以区分档案和其他资料，把握档案原始记录 有保存价值 活动直接形成这几个核心特征，在实际工作当中，按照档案管理规范做好收集归档，就可以充分发挥档案长期留存查考的作用。

【相关 FAQ】

问题 1 档案是什么怎样理解档案的定义，普通文件和档案是一回事吗

回答 1 档案是什么怎样理解档案的定义，普通文件属于流转办理阶段材料，办理完毕并且经过鉴定归档之后，才转化成档案，二者不是同一个阶段的形态。

问题 2 档案是什么怎样理解档案的定义，所有产生的材料都属于档案吗

回答 2 档案是什么怎样理解档案的定义，不是所有材料都属于档案，只有筛选之后具备保存查考价值的材料，经过归档流程之后，才认定为档案。

问题 3 档案是什么怎样理解档案的定义，电子文件可以算作档案吗

回答 3 档案是什么怎样理解档案的定义，电子文件在完成归档并且确认具备保存价值之后，属于电子档案，符合档案定义里面多种载体的要求。

问题 4 档案是什么怎样理解档案的定义，档案最核心的特点是什么

回答 4 档案是什么怎样理解档案的定义，档案最核心特点是原始记录性，是活动直接形成的历史记录，可以作为原始凭证。

【免责申明】

本文为档案基础概念科普参考，相关专业表述以档案法以及官方档案专业教材标准释义为准，本内容仅用于学习理解，不替代专业档案业务规范文件。